Continua la collaborazione di Litehouse Italia con il magazine di settore Travel for Business. Il nostro Amministratore Delegato, Angelo Marengon, ha scritto un nuovo articolo per il numero di gennaio-marzo, pubblicato a pagina 50 dell’autorevole rivista. Di seguito ve ne riportiamo il testo integrale.

na delle caratteristiche principali delle aziende italiane è la spiccata capacità di lavorare sui mercati globali. Le eccellenze italiane occupano un ruolo sempre più importante nel panorama economico internazionale e la quota dell’export raggiunta ne è la dimostrazione.

Ciò significa che è crescente la necessità di presidiare i mercati internazionali e quindi un ruolo sempre maggiore è dato dalla presenza di personale espatriato o in viaggio.

Se i mercati e la mobilità oramai sono globali, anche i rischi e le responsabilità diventano globali e le aziende devono affrontare con consapevolezza il Travel Risk Management: le problematiche e i pericoli che i propri dipendenti incontrano quando sono all’estero.

Le aziende devono, pertanto, tutelare i propri dipendenti creando i presupposti, anche all’estero, per garantire la loro incolumità sia fisica che mentale assicurandosi che le policy e le procedure riguardanti la gestione del rischio di viaggio siano adeguate per salvaguardare i viaggiatori in qualsiasi luogo si trovino nel mondo.

Cruciale quindi diventa l’elaborazione di una completa e valida Travel Policy in cui siano redatte le linee guida per la minimizzazione dei pericoli; spesso è necessario affidarsi ad aziende esterne specializzate nella redazione della Policy e nella gestione del rischio di viaggio.

Di seguito riportiamo alcuni dei punti essenziali per la realizzazione di una Travel Policy:

• individuazione della figura/ufficio/dipartimento responsabile della gestione del viaggio a cui i viaggiatori e gli espatriati si riferiscono per qualsiasi problematica/evento prima, durante e dopo il viaggio;
• acquisizione dei dati più completi possibili sul paese, città, regione che deve essere visitato per mezzo di un servizio ad esempio di Country Information per conoscere la situazione sanitaria, politica o della sicurezza individuale
• categorizzazione dei rischi;
• informazione del viaggiatore, direttamente riguardo ai rischi o criticità che potrebbe affrontare, o mediante specifici corsi di formazione per l’acquisizione di particolari competenze in caso di viaggio in paesi ad alto rischio;
• acquisizione di servizi di localizzazione dei viaggiatori, secondo la categoria del rischio paese visitato, per mezzo di sistemi di Traveller Tracking e di Alerts;
• redazione di un piano di risposta alle crisi e individuazione dei componenti del gruppo preposto alla gestione di eventi che coinvolgono i viaggiatori;
• adozione di un sistema di registrazione e tracciabilità della formazione e delle informazioni impartite ai viaggiatori e/o agli espatriati;
• gestione dei feedback post viaggio per rispondere alle criticità riscontrate e migliorare le esperienze future;
• pianificazione degli aggiornamenti e delle revisioni della Policy.

Per assicurarsi che la propria Travel Policy includa effettivamente ogni obbligo di diligenza (Duty of Care) nei confronti di viaggiatori ed espatriati, le aziende devono esaminare il processo nelle sue fasi logiche:

1. consapevolezza del rischio;
2. realizzazione della Policy;
3. formazione,
4. controllo e assistenza;
5. risposta agli eventi.

Realizzare un programma di gestione del rischio di viaggio e assicurarsi che ogni sua fase corrisponda all’obbligo di diligenza può essere complesso per le aziende che non dispongono di adeguate risorse interne, ma lo è anche per grandi organizzazioni con esperienza in termini di sicurezza poiché, talvolta, vengono trascurati piccoli elementi che potrebbero essere percepiti come negligenze nella gestione della protezione dei viaggiatori.

La possibilità di avvalersi dei servizi di una azienda di gestione del rischio di viaggio professionale permette alle organizzazioni di qualsiasi dimensione di evitare gli inadempimenti nella redazione della Travel Policy, l’identificazione dei rischi trascurati e fornisce il supporto per la gestione e la soluzione delle problematiche e delle criticità che i viaggiatori e gli espatriati affrontano nella mobilità globale.